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La importancia de herramientas adecuadas en el teletrabajo

Aún antes de que el 2020 nos sorprendiera con la necesidad de trasladar el trabajo de oficina a los hogares debido a la contingencia por Coronavirus, ya se podía apreciar la tendencia hacia la modalidad del teletrabajo en México.

El estudio El Trabajador Digital 2019 mostró que, a pesar de la renuencia de algunos empresarios por un modelo de trabajo más flexible, este es el segundo factor a considerar por quien está en busca de trabajo, solo por debajo del salario.

El estudio también puso en evidencia la falta de herramientas de la mayoría de las empresas para el teletrabajo, ya que el 65% de los trabajadores en esta modalidad afirmaron tener que utilizar aplicaciones no autorizadas por su departamento de TI para comunicarse y colaborar.


El trabajo remoto en 2020


Las medidas que se tomaron para reducir el número de contagios por COVID-19, obligaron a millones de personas en el mundo a trabajar desde casa, sin importar que sus empresas estuvieran preparadas o no para dar ese paso. Esto demostró, en muchos casos, la carencia de herramientas o la conectividad necesarias para el trabajo colaborativo a distancia.

A pesar de que hoy se vuelve poco a poco a los espacios públicos, es un hecho que, por tiempo indefinido, se deberán mantener medidas de distanciamiento e higiene más estrictas. A partir de ahora, las empresas deben diseñar modelos de trabajo híbridos, donde los empleados asistan a las oficinas, pero también puedan pasar parte de su horario laboral trabajando desde casa.


Una gran lección


En estos meses de trabajo remoto, las empresas debieron dar ese paso al que algunas se mostraban renuentes y aprendieron importantes lecciones: Por un lado, comprobaron las ventajas de dar a sus empleados un estilo de trabajo más flexible, donde puedan compaginar su vida personal y cómo esto favorece la productividad; por otro, identificaron las carencias que tienen a nivel tecnológico para lograr un trabajo a distancia exitoso.


Herramientas tecnológicas para “home office”


De acuerdo a Laurel Farrer, CEO de Distribute Consulting, lo que se necesita al momento de elegir las herramientas para equipos remotos, es enfocarse en sus funcionalidades principales, más que en sus características secundarias. Algunas funciones básicas se debe contemplar son:

Que permita reuniones en tiempo real

Cuando las video conferencias suplen las reuniones cara a cara, hay que asegurarse que el video y el audio sean de excelente calidad. Está comprobado que una trasmisión con fallas o en la que hay que detenerse constantemente para resolver problemas técnicos, genera estrés y fatiga en los participantes, ya que esto impide que la comunicación fluya naturalmente.

Opciones de comunicación asincrónica

Lo ideal es utilizar las reuniones para discutir ideas previamente analizadas en lo individual, para tomar decisiones o dar avisos importantes, pero procurando que sean breves. Aquí también se aplican las mismas reglas para reuniones de trabajo exitosas, por ejemplo: “No convocar a una reunión para algo que se podría resolver con un email”.

Por esta razón, es importante que las herramientas de trabajo remoto incluyan también opciones de comunicación asincrónica. Por ejemplo, los mensajes donde no se espera una respuesta inmediata; solo se envían y permanecen disponibles para que el receptor los analice y responda cuando tenga oportunidad de hacerlo. Estamos hablando de mensajes de texto, chats, emails, etc.

Gestión de proyectos

A pesar de la libertad de cada empleado para laborar por su cuenta, es fundamental saber en qué está trabajando cada uno de ellos. Estas herramientas permiten al gerente de proyectos asignar tareas, monitorear el progreso y medir la productividad de manera aún más precisa que trabajando directamente en la oficina.


Comunicaciones Unificadas 3CX para trabajo remoto


3CX incluye todas las herramientas antes mencionadas en su sistema de Comunicaciones Unificadas para trabajo remoto:

Diversos canales de comunicación asincrónica dentro de un mismo servicio, sin necesidad de instalar o utilizar aplicaciones de terceros. Estos incluyen mensajes de texto, emails, incluso fax o mensajes de voz que se envían a la bandeja de entrada de correo electrónico.

El servicio de 3CX provee la herramienta gratuita de WebMeeting, para hacer video llamadas con personas dentro y fuera de la empresa, sin necesidad de que los invitados deban descargar alguna aplicación.

Estas reuniones logran ser ordenadas y fluidas, ya que los organizadores asignan roles a los asistentes de acuerdo a sus funciones y deciden quién tiene la palabra. Dentro de la herramienta se pueden publicar encuestas, compartir archivos y compartir pantalla.

En resumen, el futuro del lugar de trabajo se vislumbra con un modelo híbrido, donde no se perderá del todo el espacio físico, necesario para realizar ciertas funciones e interacciones personales, que son indispensables para fortalecer la cultura empresarial; pero evitando en todo momento oficinas muy concurridas, para lo cual se requiere de herramientas de comunicación remota, con la finalidad de que los empleados puedan trabajar desde casa.

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